Бухгалтер организации постоянно сталкивается с проблемами выдачи денег под отчет. Мы рассмотрим наличный и безналичный способ выдачи подотчетных денежных средств, а также порядок выдачи денег под отчет в иностранной валюте.Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций N 40).Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций N 40 организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;- лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;- выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;- передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.Исходя из этих требований, в организации должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:- перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;- срок, на который выдаются подотчетные суммы;- порядок представления и утверждения авансовых отчетов.Работники организации, имеющие право получать под отчет денежные средства, должны быть ознакомлены с данным приказом под подпись.Кроме того, с работниками, включенными в список подотчетных лиц организации, работодателю необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.Это следует из ст. 243 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.Порядок выдачи и списания подотчетных сумм организация может прописать и в учетной политике компании.Денежные средства на какие-либо цели выдаются работнику на основании письменного заявления на имя руководителя организации. Если руководитель считает заявку обоснованной, то он даст распоряжение бухгалтерской службе о выдаче аванса.Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером по форме N КО-2, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление N 88), или надлежаще оформленными другими документами (платежными ведомостями (расчетно-платежными), заявлениями на выдачу денег, счетами и другими) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера (п. 14 Порядка ведения кассовых операций N 40).Приведем пример заполнения расходного кассового ордера:Приказом руководителя Ульянкина С.И. ООО "Т" установлен список сотрудников, имеющих право на получение денежных средств под отчет, среди которых поименован менеджер Иванов С.Н.Приказом установлен предельный размер получаемых денежных средств, который составляет 10 000 руб., и определено, что денежные средства выдаются на срок не более одного месяца со дня выдачи.18 августа 2009 г. для получения денежных средств в размере 1000 руб. - на хозяйственные нужды - Иванов С.Н. написал заявление. 19 августа 2009 г. заявление завизировано руководителем организации. На основании расходного кассового ордера N 155 кассиром Петровой И.И. денежные средства выданы под отчет. Унифицированная форма N КО-2 19 августа Иванов"--" ------------ 2009 г. Подпись ---------- По _______________________________________________________________ наименование, номер, дата и место выдачи документа,__________________________________________________________________ удостоверяющего личность получателя Петрова И.И. ПетроваВыдал кассир -------------- --------------------- подпись расшифровка подписиВ бухгалтерском учете выдача подотчетных сумм, согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению", отражается по Дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредиту счета 50 "Касса".Выписывается расходный кассовый ордер в одном экземпляре работником бухгалтерии (кассиром), подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме N КО-3, утвержденной Постановлением N 88.Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна.В расходном кассовом ордере в строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а в строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.Кроме подписей кассира, главного бухгалтера и руководителя расходный кассовый ордер должен подписать и тот человек, который получил денежные средства. При этом он должен обязательно указать полученную сумму: рубли - прописью, копейки - цифрами и предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Кассир обязан записать его паспортные данные в предусмотренной графе.Выдать денежные средства кассир имеет право только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.В организации выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данной организацией, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру.Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, и по предъявлении паспорта.Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть разборчиво и четко заполнены бухгалтерией чернилами, шариковой ручкой или выписаны на компьютере. Подчистки, помарки и исправления в первичных кассовых документах не допускаются.Все расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации.Максимальный размер сумм, выдаваемых под отчет, законодательно не определен, в связи с чем организации для осуществления контроля движения наличных денежных средств следует предусмотреть свой лимит.При этом необходимо учесть Указание Центрального банка Российской Федерации от 20 июня 2007 г. N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя".Согласно этому документу расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами, между юр
Большая библиотека : Бухгалтерский учет : Командировочные и представительские расходы : Семенихин В.В. : 3.5. Выдача денег в подотчет
Комментариев нет:
Отправить комментарий